Organizarea agenției de turism

Organizarea agenției de turism și rolul său în obținerea unor rezultate în condiții de eficiență

O agenție de turism își atinge obiectivele numai dacă resursele și activitățile ei sunt grupate după reguli clare. Prin organizare, resursele și activitățile agenției se grupează astfel încât să aducă rezultate cu un consum cât mai mic de resurse. Organizarea se vede în structura organizatorică a agenției.

a. Definirea structurii organizatorice

b. Factorii care influențează structura organizatorică

Structura organizatorică a unei agenții de turism se stabilește în funcție de:

• numărul de angajați, adică dimensiunea agenției;
• amplitudinea gamei de servicii oferite;
• obiectul de activitate;
• competența managerială.

O agenție mică are o structură simplă, în care angajații cumulează mai multe atribuții. Un tour-operator mare are o structură complexă, cu multe birouri și secții.

c. Compartimente întâlnite la majoritatea agențiilor de turism

• biroul de turism intern;
• biroul de turism extern (internațional);
• biroul transporturi (ticketing);
• compartimentul contabilitate (financiar-contabil);
• compartimentul marketing.

d. Secțiile birourilor opționale Tarife și documentare și Publicitate

Biroul Tarife și documentare are trei secții:

• secția tarife întocmește și tipărește listele de tarife pentru toate serviciile turistice oferite, pentru filialele și sucursalele agenției;
• secția documentare agențială realizează documentații despre fiecare localitate de interes turistic și le pune la dispoziția clienților;
• secția documentare neagențială strânge orarele, anuarele și publicațiile furnizorilor de servicii, mai ales ale transportatorilor, și le trimite filialelor și sucursalelor.

Biroul Publicitate are două secții:

• secția contracte încheie contractele de publicitate și elaborează planurile de promovare publicitară ale agenției;
• secția redacțională scrie textele publicitare și se ocupă de redactarea și tipărirea revistelor, broșurilor și rubricilor de știri ale agenției.

e. Relațiile dintre componentele structurii organizatorice

Relațiile organizatorice sunt legăturile care se stabilesc între componentele structurii organizatorice și le unesc într-un tot unitar.

Relațiile de autoritate sunt stabilite de conducere prin regulamentul de organizare și funcționare, regulamentul de ordine interioară și decizii și sunt obligatorii. Ele sunt de trei tipuri: