Procesoare de text

Un procesor de text servește la realizarea documentelor: referate, cereri, scrisori, rapoarte, fișe de lucru. Exemplele se referă la aplicația Microsoft Word, cu interfața în limba română. Aceleași operații există, sub alte denumiri, și în LibreOffice Writer și Google Docs.

Procesorul de text și documentul

Definiții

Un document este un fișier care conține text și alte obiecte: imagini, tabele, diagrame, forme. Un procesor de text (editor de texte) este aplicația specializată în crearea, editarea, formatarea și tipărirea documentelor.

Exemple de procesoare de text, cu formatele fișierelor pe care le creează:

Notepad creează fișiere .txt, care conțin numai caractere, fără formatare și fără obiecte, deci este un editor de text simplu, nu un procesor de text. Formatul .pdf păstrează poziția fixă a elementelor din pagină, oricare ar fi aplicația cu care se deschide fișierul.

Elementele de interfață

Fereastra aplicației Microsoft Word cuprinde:

• bara de titlu, cu numele documentului și butoanele de minimizare, maximizare și închidere;
• bara de instrumente Acces rapid, cu butoanele folosite des: salvare, anulare, refacere;
• meniul Fișier (File), cu operațiile asupra fișierului: creare, deschidere, salvare, imprimare, export în format PDF, proprietăți, opțiuni;
• panglica (Ribbon), organizată pe file: Pornire (Home), Inserare (Insert), Proiectare (Design), Aspect (Layout, în versiunile mai vechi Aspect pagină), Referințe (References), Corespondență (Mailings), Revizuire, Vizualizare (View). Fiecare filă este împărțită în grupuri de comenzi; unele grupuri au, în colțul din dreapta jos, un lansator, care deschide caseta de dialog cu toate opțiunile grupului;
• filele contextuale, care apar numai când este selectat un obiect: Proiectare tabel și Aspect pentru tabele, Format imagine pentru imagini, Format formă pentru forme;
• riglele orizontală și verticală, pe care se văd și se modifică marginile, indentările și tabulatorii;
• zona de lucru, cu paginile documentului;
• barele de derulare;
• bara de stare, cu numărul paginii curente, numărul de cuvinte, limba de verificare, butoanele pentru modurile de vizualizare și instrumentul Panoramare (Zoom).

Modurile de vizualizare, alese de pe fila Vizualizare sau de pe bara de stare, sunt:

• Aspect pagină imprimată (Print Layout) — documentul apare așa cum va fi tipărit; este modul potrivit pentru editare;
• Mod citire (Read Mode) — pentru citirea documentului;
• Aspect web (Web Layout) — documentul apare ca pagină web;
• Schiță (Outline) — se lucrează cu structura documentului, pe niveluri de titluri;
• Ciornă (Draft) — documentul apare simplificat, fără antete, subsoluri și alte detalii de paginare.

Structura documentului

Un document este alcătuit din caractere, care formează cuvinte, rânduri și paragrafe. Din punctul de vedere al procesorului de text, un paragraf este textul cuprins între două apăsări ale tastei Enter; pentru trecerea pe rândul următor în același paragraf se folosește combinația Shift + Enter. Paragrafele se așază în pagini, iar paginile pot fi grupate în secțiuni. Fiecare secțiune poate avea alte setări de pagină: orientare, margini, număr de coloane, antet și subsol.

Pe lângă corpul paginii, textul se poate scrie și în alte elemente ale documentului:

• antetul și subsolul — zonele de deasupra, respectiv de dedesubtul corpului paginii, al căror conținut se repetă pe paginile documentului sau ale secțiunii;
• notele de subsol și notele de final;
• casetele text — blocuri de text care se pot poziționa oriunde în pagină;
• celulele tabelelor;
• formele și obiectele WordArt.

Formatarea documentului se face pe niveluri: caracter, paragraf, pagină sau secțiune și document.

Operații cu documente

Un șablon este un document parțial completat, cu formatările stabilite, de la care pornește un document nou. Documentele noi necompletate se bazează pe șablonul Normal.

Editarea textului

• Introducerea textului se face în poziția cursorului. Caracterele care nu există pe tastatură se inserează din Inserare → Simbol.
• Selectarea: dublu clic selectează un cuvânt, triplu clic un paragraf, Ctrl + A întregul document; Shift împreună cu tastele săgeți extinde selecția.
• Copierea (Ctrl + C), decuparea (Ctrl + X) și lipirea (Ctrl + V) folosesc memoria Clipboard. Panoul Clipboard, deschis din lansatorul grupului, păstrează mai multe elemente copiate, dintre care se alege cel lipit.
• Anularea (Ctrl + Z) și refacerea (Ctrl + Y) se aplică ultimelor operații. Salvarea și imprimarea nu pot fi anulate.
• Căutarea (Ctrl + F) și înlocuirea (Ctrl + H) unui text se fac de pe fila Pornire, grupul Editare; caseta Căutare și înlocuire permite și căutarea unui format sau a unor caractere speciale, de exemplu marcajul de paragraf.
• Verificarea ortografică și gramaticală se face de pe fila Revizuire, după stabilirea limbii textului. Funcția AutoCorectare înlocuiește automat, în timpul scrierii, cuvintele scrise greșit frecvent.
• Caracterele netipăribile (marcajele de paragraf, spațiile, tabulatorii, întreruperile) se afișează cu butonul ¶ de pe fila Pornire.

Formatarea textului

Formatarea este modificarea aspectului elementelor unui document. Ea se aplică textului selectat sau paragrafului în care se află cursorul și poate fi stabilită înainte de scriere sau după aceea.

Formatarea la nivel de caracter

Opțiunile se găsesc pe fila Pornire, grupul Font, și în caseta de dialog Font:

• fontul — setul de caractere cu același desen, de exemplu Times New Roman, Arial, Calibri;
• dimensiunea caracterelor, în puncte tipografice, cu butoanele de mărire și micșorare a fontului;
• stilul: aldin (Bold, Ctrl + B), cursiv (Italic, Ctrl + I), subliniat (Underline, Ctrl + U), cu alegerea tipului și a culorii liniei de subliniere;
• culoarea fontului;
• culoarea de evidențiere a textului, ca fundal al caracterelor;
• efectele: tăiat cu o linie sau cu două linii, exponent, indice, majuscule mici, toate majusculele, text ascuns, umbră, contur, strălucire, reflexie;
• modificarea după caz (Change Case): tot textul cu majuscule, tot cu minuscule, fiecare cuvânt cu majusculă, prima literă a propoziției cu majusculă;
• spațierea caracterelor (normală, extinsă, condensată) și poziția lor (normală, ridicată, coborâtă), din fila Complex a casetei de dialog Font;
• eliminarea formatării, care readuce textul la formatul implicit.

Formatarea la nivel de paragraf

Opțiunile se găsesc pe fila Pornire, grupul Paragraf, pe fila Aspect și în caseta de dialog Paragraf:

• alinierea față de margini: la stânga (Ctrl + L), centrat (Ctrl + E), la dreapta (Ctrl + R), stânga-dreapta (Ctrl + J); la alinierea stânga-dreapta, spațiile dintre cuvinte se măresc astfel încât rândurile să înceapă și să se termine la margini;
• indentarea la stânga și la dreapta, adică retragerea marginilor paragrafului față de marginile paginii; valorile negative deplasează paragraful spre exterior;
• indentarea specială: a primului rând, care retrage numai primul rând, sau agățată, care retrage toate rândurile în afară de primul;
• spațierea între rânduri (Interlinie): simplă, 1,5 rânduri, dublă, cel puțin, exact, multiplă; ca orice formatare de paragraf, se aplică tuturor rândurilor paragrafului, nu doar unei părți din ele;
• spațierea înainte și după paragraf, în puncte;
• bordurile și umbrirea paragrafului, din caseta Borduri și umbrire;
• listele cu marcatori, numerotate sau pe mai multe niveluri; marcatorii se aplică din butonul Marcatori, din caseta Marcatori și numerotare sau printr-un stil de paragraf;
• sortarea paragrafelor selectate (Pornire → Sortare), alfabetic, numeric sau după dată, crescător ori descrescător; fiecare paragraf este un element al listei sortate;
• tabulatorii, cu alinierea la stânga, centrată, la dreapta, la separatorul zecimal, sau cu bară;
• controlul paginării, din fila Rânduri și sfârșituri de pagină: controlul rândurilor văduve și orfane, păstrarea rândurilor împreună, păstrarea cu paragraful următor, întreruperea de pagină înaintea paragrafului.

Metodele de aplicare a formatării

• butoanele de pe panglică, din grupurile Font și Paragraf ale filei Pornire;
• casetele de dialog Font și Paragraf, deschise din lansatorul grupului sau din meniul contextual al textului selectat;
• minibara de instrumente, care apare lângă textul selectat;
• combinațiile de taste, de exemplu Ctrl + B, Ctrl + E;
• Descriptorul de formate (Format Painter), care copiază formatul unui text și îl aplică altui text; cu dublu clic pe buton, formatul se aplică mai multor texte, unul după altul;
• stilurile, care aplică dintr-o singură comandă un set întreg de formatări.

Stilurile

Un stil este un set de formatări de caracter și de paragraf, salvat cu un nume. Stilurile se aplică din galeria Stiluri a filei Pornire. Când un stil este modificat, se modifică automat toate paragrafele din document care îl folosesc, iar documentul își păstrează formatarea unitară.

Stilurile de titlu (Titlu 1, Titlu 2, Titlu 3, în engleză Heading) marchează structura pe niveluri a documentului. Pe baza lor se generează cuprinsul automat, din Referințe → Cuprins, care se actualizează după modificarea documentului. Tot pe fila Referințe se inserează notele de subsol și notele de final.

Formatarea paginii

Opțiunile de pagină se găsesc pe fila Aspect, grupul Inițializare pagină, și în caseta de dialog Inițializare pagină, deschisă din lansatorul grupului. Caseta are filele Margini, Hârtie și Aspect, iar lista Se aplică la stabilește dacă setările privesc întregul document, secțiunea curentă sau paginile de la poziția cursorului înainte.

Pe fila Proiectare, grupul Fundal pagină, se stabilesc culoarea paginii (culoare, gradient, textură, model sau imagine), bordurile de pagină, inclusiv chenarele artistice, și inscripționarea (Watermark), adică un text sau o imagine în fundalul fiecărei pagini.

Antetul și subsolul se editează cu dublu clic în partea de sus sau de jos a paginii sau din Inserare → Antet, respectiv Subsol. În ele se pot insera numărul paginii, data și ora, proprietăți ale documentului, imagini. Numerotarea paginilor se face din Inserare → Număr de pagină, cu alegerea poziției și a formatului.

Întreruperile se inserează din Aspect → Întreruperi:

• întreruperea de pagină (Ctrl + Enter) începe o pagină nouă, fără apăsări repetate ale tastei Enter;
• întreruperea de coloană trece textul în coloana următoare;
• întreruperea de secțiune începe o secțiune nouă, pe pagina următoare sau pe aceeași pagină; este necesară când o parte a documentului are altă orientare, alte margini sau alt număr de coloane.

Tabele

Un tabel este format din rânduri (linii) și coloane. La intersecția unui rând cu o coloană se află o celulă, în care se pot scrie text și numere sau se pot insera imagini și chiar alte tabele. Deplasarea între celule se face cu tasta Tab; apăsată în ultima celulă, ea adaugă un rând nou.

Inserarea unui tabel

Tabelul se inserează din Inserare → Tabel, prin mai multe metode:

• grila din meniu — se trece cu mouse-ul peste numărul dorit de rânduri și coloane și se face clic;
• Inserare tabel — în caseta de dialog se scriu numărul de coloane și de rânduri și se alege modul de stabilire a lățimii coloanelor;
• Desenare tabel — structura se desenează cu un instrument în formă de creion;
• Conversie text în tabel — textul în care coloanele sunt separate prin tabulatori, virgule sau alt caracter, iar rândurile prin Enter, devine tabel;
• Foaie de calcul Excel — se inserează un tabel cu toate facilitățile aplicației de calcul tabelar;
• Tabele rapide — tabele predefinite: calendare, liste, matrice.

Modificarea structurii

Comenzile se găsesc pe fila contextuală Aspect a tabelului:

• selectarea unei celule, a unui rând, a unei coloane sau a întregului tabel;
• inserarea de rânduri deasupra sau dedesubt și de coloane la stânga sau la dreapta;
• ștergerea de celule, rânduri, coloane sau a tabelului;
• îmbinarea celulelor selectate într-o singură celulă și scindarea unei celule în mai multe rânduri sau coloane;
• dimensiunile: înălțimea rândului și lățimea coloanei, egalizarea rândurilor și a coloanelor selectate, Potrivire automată la conținut sau la fereastră;
• alinierea conținutului în celulă, pe orizontală și pe verticală, direcția textului și marginile celulelor;
• repetarea rândurilor de titlu pe fiecare pagină, pentru tabelele care se întind pe mai multe pagini;
• sortarea rândurilor după una, două sau trei coloane, crescător sau descrescător; se ordonează rândurile întregi, nu celulele din interiorul unui rând;
• formulele, de exemplu =SUM(ABOVE) pentru suma valorilor de deasupra din aceeași coloană; rezultatul se actualizează cu tasta F9;
• conversia tabelului în text.

Formatarea tabelului

Pe fila contextuală Proiectare tabel se aplică un stil de tabel și opțiunile lui (rând antet, rând de total, rânduri alternante, primă coloană), umbrirea celulelor și bordurile, cu stilul, grosimea și culoarea liniei.

Caseta Proprietăți tabel (fila Aspect → Proprietăți) are filele:

• Tabel — lățimea preferată a tabelului, alinierea lui în pagină, încadrarea tabelului în text, butoanele pentru borduri și umbrire;
• Rând — înălțimea rândurilor, permiterea ruperii rândului pe două pagini, repetarea rândului de antet;
• Coloană — lățimea preferată a coloanelor;
• Celulă — lățimea celulei și alinierea pe verticală a conținutului;
• Text alternativ — descrierea tabelului pentru cititoarele de ecran și pentru paginile web.

Elemente grafice

Tipuri de elemente grafice

Elementele grafice se inserează de pe fila Inserare, grupurile Ilustrații și Text:

La selectarea unui element grafic apare fila contextuală Format imagine sau Format formă, cu opțiunile de personalizare.

Opțiuni referitoare la culori și efecte

• stilurile de imagine sau stilurile de formă — formatări predefinite, alese din galerie;
• umplerea formei — culoare, gradient, textură, imagine;
• conturul — culoarea, grosimea și tipul liniei (continuă, punctată, întreruptă);
• efectele — umbră, reflexie, strălucire, margini estompate, teșire, rotație 3D;
• corecțiile imaginii — luminozitatea, contrastul, claritatea;
• culoarea imaginii — saturație, nuanță, recolorare, alb-negru;
• transparența imaginii;
• efectele artistice — imaginea pare desenată cu creionul, pictată, estompată;
• eliminarea fundalului imaginii.

Opțiuni referitoare la dimensiune și poziționare

• înălțimea și lățimea, cu blocarea raportului de aspect, ca imaginea să nu se deformeze;
• trunchierea (Crop) — ascunderea unor margini ale imaginii sau trunchierea după o formă;
• rotirea cu un unghi oarecare sau răsturnarea pe orizontală și pe verticală;
• încadrarea în text (Wrap Text): în linie cu textul, pătrat, strâns, prin, sus și jos, în spatele textului, în fața textului;
• poziția în pagină, față de margini, coloană sau paragraf;
• alinierea elementelor față de pagină sau între ele;
• ordonarea elementelor suprapuse: aducere în prim-plan, trimitere în ultimul plan;
• gruparea mai multor elemente, care apoi se mută și se redimensionează împreună.

Reguli de tehnoredactare

Tehnoredactarea cuprinde operațiile asupra paginilor, paragrafelor, textului și obiectelor prin care documentul capătă un aspect îngrijit și o formă potrivită conținutului. Regulile uzuale sunt:

• dimensiunea paginii, de obicei A4, și marginile se stabilesc la începutul lucrului, cu spațiu de îndosariere dacă documentul va fi legat;
• tasta Enter se apasă numai la sfârșitul paragrafului, nu la sfârșitul fiecărui rând;
• alinierea textului se face cu butoanele de aliniere și cu indentări, nu cu spații; retragerea primului rând se face cu indentarea specială sau cu tasta Tab;
• între cuvinte se lasă un singur spațiu;
• semnele de punctuație se lipesc de cuvântul dinaintea lor și sunt urmate de un spațiu; după paranteza și ghilimelele de deschidere, respectiv înaintea celor de închidere, nu se lasă spațiu;
• textul se aliniază de obicei stânga-dreapta, cu aceeași spațiere între rânduri și între paragrafe în tot documentul;
• titlurile de același nivel au aceeași formatare, obținută prin stiluri, și se deosebesc de text prin dimensiune sau stil, nu printr-un număr mare de fonturi și culori;
• un paragraf nu se rupe astfel încât primul sau ultimul lui rând să rămână singur pe o pagină;
• fiecare capitol începe pe o pagină nouă, prin întrerupere de pagină;
• listele din document folosesc aceiași marcatori și aceleași indentări;
• obiectele se încadrează în text și se dimensionează astfel încât conținutul lor să se vadă, fără a încărca pagina;
• paginile se numerotează, iar la tabelele lungi rândul de titlu se repetă pe fiecare pagină;
• înainte de tipărire, documentul se verifică ortografic și în modul Examinare înaintea imprimării.

Apariții la examen

Arhiva are, de obicei, o singură variantă pentru fiecare an, deci celelalte variante ale acelorași ani pot conține alte teme.