Birourile agenției de turism și ghidul de turism intern

Structura birourilor opționale ale unei agenții de turism mari, operațiile tehnice ale subactivității incoming, activitatea biroului marketing și cerințele intelectuale și morale din fișa postului ghidului de turism intern.

a. Structura birourilor opționale

O agenție de turism mare, cu activitate complexă, are, pe lângă birourile importante (secretariat, dezvoltare, transporturi, turism), patru birouri opționale:

Biroul opțional	Secțiile și activitatea lor
biroul trafic accesoriu	- secția servicii bancare: face schimbul valutar, repartizează valuta turiștilor care pleacă în străinătate și emite cărți de credit; - secția asigurări diverse și expedieri de bagaje: vinde polițe de asigurare pentru bagaje și pentru zborurile cu avionul și organizează expedierea bagajelor; - secția servicii diverse: încheie acorduri cu firme comerciale prin care agenția vinde bilete la spectacole, ghiduri, hărți topografice și rutiere, suveniruri
biroul tarife și documentare	- secția tarife: întocmește și tipărește listele de tarife pentru toate serviciile turistice, pentru filialele și sucursalele agenției; - secția documentare agențială: realizează documentații despre localitățile de interes turistic, pentru clienți; - secția documentare neagențială: strânge orarele, anuarele și publicațiile furnizorilor de servicii, mai ales ale transportatorilor, și le trimite filialelor și sucursalelor
biroul publicitate	- secția contracte: încheie contractele de publicitate și elaborează planurile de promovare publicitară; - secția redacțională: scrie textele publicitare și se ocupă de redactarea și tipărirea revistelor, broșurilor și rubricilor de știri ale agenției
biroul difuzare și fișier general	- secția fișier general și expedieri: întocmește și ține la zi fișierul general al clienților și expediază documentația, materialele publicitare și corespondența; - secția tipografică; - secția comunicări

b. Operațiile tehnice ale subactivității incoming

Prin subactivitatea incoming, agenția contractează și derulează programe turistice în România pentru turiștii veniți din străinătate. Operațiile ei tehnice sunt:

încheierea contractelor cu partenerii din România: unități de cazare și de alimentație, firme de transport, ghizi de turism; contractele stabilesc serviciile, tarifele și condițiile de plată;
conceperea pachetelor turistice pentru turiștii străini: sejururi în stațiunile montane, de pe litoral, balneare și în zonele agroturistice, circuite, vacanțe active, drumeții, vânătoare, pescuit;
promovarea ofertei: organizarea de info-tripuri pentru partenerii străini și participarea la târgurile și expozițiile internaționale de turism;
încheierea contractelor de colaborare cu partenerii din străinătate, care vând ofertele agenției turiștilor din țara lor.

Agenția mai face, pentru incoming, analiza pieței și închirierea de autoturisme, microbuze și autocare.

c. Activitatea biroului marketing

Biroul marketing este un birou funcțional al agenției. Activitățile lui sunt:

face studii și cercetări de piață, pentru a găsi clienții potențiali și serviciile cerute de piață;
elaborează strategia de marketing a agenției și urmărește aplicarea ei;
definește politica de produs;
orientează politica de preț pentru fiecare gamă de produse, adică fixează condițiile generale și particulare în care se vând produsele;
împreună cu biroul vânzări, alege politica de distribuție și ține legătura cu distribuitorii;
definește politica de comunicare: bugetul, obiectivele și acțiunile de promovare, publicitatea, participarea la târguri și expoziții, relațiile publice, programele de fidelizare;
promovează o imagine pozitivă a agenției;
urmărește comportamentul etic al agenției față de clienți, furnizori și concurență;
analizează periodic cota de piață a agenției și efectul serviciilor noi asupra clienților.

Biroul marketing primește date despre oferta turistică de la biroul turism, despre serviciile de transport de la biroul transporturi și despre serviciile suplimentare de la celelalte compartimente. Pe baza lor realizează materialele publicitare și documentația despre produsele turistice, tarife și facilități. În unele agenții, biroul marketing și biroul vânzări formează un singur birou, marketing-vânzări.

d. Cerințele intelectuale și morale ale ghidului de turism intern

Ghidul de turism intern ocupă un post operativ. Fișa postului îi cere:

cerințe intelectuale:
- capacitate de înțelegere;
- capacitate de ascultare activă;
- capacitate de analiză și sinteză;
- capacitate de evaluare și decizie;
- ordine și metodă;
- memorie;
cerințe morale:
- corectitudine;
- discreție;
- politețe;
- solicitudine;
- punctualitate.

Rezolvarea se poate citi pe educamp.ro, la adresa de mai sus.

Surse (1)

Mihai, Ș. (coord.), Capotă, V., Costea, F., Vețeanu, C., „Organizarea agenției de turism. Manual pentru clasa a XI-a, filiera tehnologică, profil Servicii, calificarea profesională Tehnician în turism”, Editura CD Press, București, 2007