Structura organizatorică a agenției de turism

a. Relațiile de autoritate și relațiile de cooperare

Relațiile de autoritate sunt stabilite de conducerea agenției prin regulamentul de organizare și funcționare, prin regulamentul de ordine interioară și prin decizii. Ele sunt obligatorii și condiționează desfășurarea activității agenției. Sunt de trei tipuri:

• relațiile ierarhice leagă funcțiile de conducere de funcțiile subordonate. De exemplu, șeful serviciului programe și șeful serviciului vânzări sunt subordonați directorului compartimentului turism, iar acesta, managerului agenției;
• relațiile funcționale se stabilesc între un compartiment funcțional și unul operațional. Compartimentul funcțional are asupra celui operațional o autoritate de specialitate, datorată pregătirii lui, și îi transmite indicații, avize, recomandări. De exemplu, compartimentul financiar-contabil le explică agenților de turism care pleacă în deplasare ce documente trebuie să prezinte pentru decontare;
• relațiile de stat major apar atunci când managerul încredințează unei persoane sau unui grup rezolvarea unei probleme care privește unul sau mai multe compartimente. De exemplu, la întocmirea bugetului de venituri și cheltuieli, compartimentul financiar-contabil primește sarcina de a strânge estimările celorlalte compartimente.

Relațiile de cooperare leagă, de obicei, compartimente aflate pe același nivel ierarhic, dar în sectoare diferite. Scopul lor este realizarea în comun a unor acțiuni complexe. Au caracter opțional, iar numărul și natura lor depind de complexitatea activității. De exemplu, referentul care concepe un circuit lucrează împreună cu agentul de turism care îl vinde și cu ghidul care îl însoțește.

b. Factorii economici, demografici și geografici

Acești factori sunt factori exogeni: țin de mediul extern al agenției și sunt mai greu de controlat.

• Factorii economici. Gradul de dezvoltare economică a zonei determină nivelul veniturilor și structura consumului populației, deci cererea de produse turistice. De aici rezultă mărimea agenției, tipul ei (tour-operator sau detailist) și serviciile pe care le oferă, deci și numărul și felul compartimentelor.
• Factorii demografici. Populația este purtătoarea cererii turistice. Numărul locuitorilor, structura lor pe vârste, pe sexe și pe categorii socio-profesionale, mărimea familiei și obiceiurile de consum arată ce servicii trebuie să organizeze agenția (de exemplu, programe pentru tineri, pentru pensionari, pentru oamenii de afaceri) și ce compartimente îi sunt necesare.
• Factorii geografici. Relieful, clima, resursele turistice ale zonei, gradul de accesibilitate și infrastructura influențează activitatea turistică și, odată cu ea, organizarea agenției. O agenție dintr-o zonă turistică are nevoie de un compartiment incoming dezvoltat, iar una dintr-un oraș mare, de compartimente outgoing și ticketing.

c. Relațiile biroului turism cu alte birouri ale agenției

• Biroul turism – biroul secretariat: biroul turism îi trimite spre redactare și expediere scrisorile, comenzile de rezervare, contractele, convențiile și programele provizorii de voiaj.
• Biroul turism – biroul transporturi: biroul turism îi cere, pentru alcătuirea programelor turistice, informații despre trasee și căi de acces, tarife, clauze contractuale și facilitățile de transport, precum și mijloace de transport din parcul propriu.
• Biroul turism – biroul trafic accesoriu: biroul turism îi cere valută și cărți de credit pentru plata serviciilor de cazare, alimentație și agrement din străinătate, polițe de asigurare pentru bagaje și pentru zborul cu avionul și expedierea bagajelor.
• Biroul turism – biroul tarife și documentare: biroul turism îi cere informații despre obiectivele turistice din diferite zone și despre prestatori și îi trimite copiile contractelor încheiate cu furnizorii de cazare, alimentație și agrement.
• Biroul turism – biroul publicitate: biroul turism îi trimite datele necesare pentru materialele publicitare și pentru documentația produselor turistice.

d. Secțiile biroului turism

Biroul turism are două compartimente (oficii), fiecare cu trei secții.

Compartimentul producție concepe programele turistice:

• secția programare generală concepe programele turistice, cu excepția congreselor și a pelerinajelor: calculează prețul, contractează din timp locuri în mijloacele de transport și în unitățile de cazare (contingente de tip allotment sau garanție), stabilește condițiile de vânzare și pregătește programul provizoriu al voiajului;
• secția operativă generală pune de acord oferta de produse turistice pentru grupuri cu cererea;
• secția operativă congrese și pelerinaje organizează voiajele colective cu scop profesional sau religios.

Compartimentul recepție organizează serviciile de primire a turiștilor:

• secția contracte pentru servicii de primire încheie contractele cu hotelurile, cu furnizorii de servicii suplimentare (excursii, tururi de oraș, mese tradiționale, spectacole) și cu agențiile partenere;
• secția recepție generală calculează prețul voiajelor pentru turiștii individuali, pe itinerariul ales de ei, și inventariază serviciile de primire pe care agenția le poate oferi în localitățile turistice;
• secția operativă generală face rezervările pentru serviciile cerute de clienți în localitățile de destinație, prin filialele, sucursalele și agențiile partenere.